Экономия 40% времени на HR-документообороте в сети «Пицца-Синица»
Перевели кадровый документооборот из почты и стороннего сервиса в смарт-процессы Битрикс24 — с поэтапным согласованием, обязательными вложениями и прозрачным статусом по каждому документу.
Рутина, потерянные документы и бесконечное согласование отпусков через почту.
Централизация документооборота на базе смарт-процессов в рамках интеграции Битрикс24.
Когда пицца готова, а документы — нет
В сети пиццерий «Пицца-Синица» процессы приготовления и доставки отлажены до мелочей. А внутренняя «кухня» — работа с кадровой и бухгалтерской документацией — оставалась лотереей. Руководство пришло с понятной болью: ключевые внутренние процессы требовали неоправданно много времени и внимания.
Разрозненность
Отпуска, больничные, командировки, приём и увольнение велись через сторонний сервис, завязанный на электронную почту.
Слепое согласование
Долго и непрозрачно. На ком «завис» документ и сколько ещё ждать — ответы приходилось искать вручную.
Потеря времени
Каждое оформление отпуска превращалось в несколько писем и напоминаний — время линейных сотрудников, HR и руководства.
Создать единое окно для всех кадровых и финансовых документов, которое гарантирует поэтапное согласование и обязательность прикрепления файлов.
Путь к порядку: смарт-процессы как центральный хаб
Чтобы перевести хаос в управляемую систему, мы ответили на ключевые вопросы бизнеса и встроили Битрикс24 в HR-процессы:
- ?Где формировать запрос — на отпуск, больничный, командировку?
- ?Кто ответственный на каждом этапе — бухгалтер или кадровик?
- ?Можно ли сделать прикрепление документов обязательным?
- ?Как видеть историю и аналитику по всем завершённым процессам?
Моделирование процессов
Создали 5 ключевых автоматизированных процессов для всего жизненного цикла сотрудника.
Циклы и обязательность
Настроили циклы-задачи с проверкой данных: процесс не сдвинется, пока не прикреплены все документы.
Смена ролей
Обеспечили автоматическую смену ответственных на разных этапах согласования.
Учёт и аналитика
Реализовали просмотр и анализ всех завершённых процессов в едином реестре.
Тот же процесс работает и на английском — для международных команд и компаний с зарубежными офисами:
Время, которое можно потратить на развитие
Интеграция Битрикс24 полностью решила поставленные задачи. Главный результат для «Пицца-Синица» — освобождение ценного ресурса: времени ключевых сотрудников.
- ✕Согласование отпуска: 4–5 писем и 2–3 дня ожидания.
- ✕Невозможно отследить, на ком «завис» документ.
- ✕Документы разбросаны: почта, облако, сторонний сервис.
- ✓Запуск процесса в 1 клик, ответственные назначаются автоматически.
- ✓Реестр процессов: чёткий статус в режиме реального времени.
- ✓Единый архив: все подписанные документы в карточках процессов.
Ваш бизнес тоже тонет в бумажной рутине и бесконечных согласованиях?
Переведём внутренний документооборот — HR, бухгалтерию, финансы — на рельсы автоматизации в Битрикс24. Закажите бесплатную консультацию и узнайте, сколько часов в месяц сэкономит ваша компания.
Автоматизировать документооборот
— Бесплатные Сайты и CRM.