Согласование 8 типов договоров в 5 раз быстрее: автоматизация документооборота на Битрикс24
Проектно-строительная компания заменила ручной хаос согласований автоматической генерацией договоров, многоуровневым согласованием по регламенту и единым реестром документов.
Ручной хаос, многодневное согласование, потеря версий и риск юридических ошибок.
Комплексная система бизнес-процессов Битрикс24: автогенерация и прозрачное многоуровневое согласование 8 типов договоров.
Что сделали
- Построили 3 связанных смарт-процесса: согласование, объекты, реестр документов
- Настроили автогенерацию 8 типов договоров с уникальной нумерацией
- Сделали многоуровневое согласование с дедлайном юристу 2 рабочих дня
- Включили трекинг версий и автоматический реестр документов
Какие технологии использовали
«Адвокатская почта» и страх перед генерацией
Менеджер по проектам вместо работы с клиентами превращался в офисного курьера: ручная нумерация, перенос реквизитов из разных источников, договор «пропадал» в почте юриста без статуса. Каждая задержка — это потерянные деньги.
Ручная генерация и нумерация
Ошибка в цифре — и переделывать весь договор; реквизиты приходилось вручную переносить из разных источников.
8 типов договоров — 8 источников ошибок
От подряда и проектирования до ГПХ и поставки: 8 шаблонов и 8 разных регламентов согласования.
Согласование без статуса
Отправленный юристу договор пропадал в «чёрной дыре» почты — статус и срок были неизвестны.
Не просто автоматизация, а юридическая безопасность и прогнозируемая скорость согласования.
Диспетчер договоров: железный workflow в смарт-процессах
Стандартная CRM здесь не помогает. Построили три связанных смарт-процесса; центром управления стал СП «Согласование договора» — хаос превратился в швейцарские часы.
- ?Как исключить ошибки в нумерации и реквизитах?
- ?Как гарантировать срок согласования у юриста?
- ?Как не терять версии документа?
- ?Как собрать единый реестр всех договоров?
Генерация без ручного ввода
Менеджер выбирает тип договора, заполняет динамическую форму (сумма, объект из СП «Объекты», сроки) и по кнопке получает юридически чистый договор с уникальным номером — за 40 секунд.
Железный регламент согласования
Договор автоматически уходит в отделы и юристу. Юристу — задача с дедлайном 2 рабочих дня; при нарушении уведомляется руководитель. Правки фиксируются в «Версиях документа».
Финал и реестр
После согласования директором договор уходит на подписание, скан загружается в карточку, а система автоматически создаёт запись в СП «Реестр документов» со ссылкой на объект.
Спокойствие и ускорение, которое измеряется
Компания получила не просто CRM, а цифровую юридическую лабораторию: каждый договор проходит идеальную проверку, а руководитель всегда знает стадию сделки.
- ✕Страх ошибки в реквизитах и потеря времени на генерацию.
- ✕«Почта завалена», непонятно, что срочно; срок неизвестен.
- ✕Невозможность аудита и контроля процессов.
- ✓Генерация договора за 40 секунд, ошибки исключены.
- ✓Задача со сроком 2 рабочих дня и чёткий список правок.
- ✓Реестр документов и аналитика по срокам на каждой стадии.
Фокус на продажах, а не на бумажной работе.
Ускорение согласования в 5 раз и соблюдение регламентов.
Юридическая безопасность и постоянный контроль эффективности.
Ваш бизнес буксует из-за медленных многоэтапных согласований?
Мы строим бизнес-процессы Битрикс24, которые превращают документооборот из «тормоза» в «ускоритель» роста. Хватит тратить время на почту и ручной ввод — закажите бесплатный аудит документооборота и узнайте, как быстро перейти от хаоса к порядку.
Хочу идеальный документооборот
— Бесплатные Сайты и CRM.