Согласование договоров за часы, а не дни: Внедрение Битрикс24 для дистрибьютора медицинского оборудования
Для крупного дистрибьютора медицинской техники была внедрена система управления проектами, которая решила проблему забытых задач и автоматизировала сложный процесс прохождения договоров через юридический отдел.
Проблема:
Медленное и неконтролируемое согласование договоров через юридический отдел, а также частые случаи, когда забывалось подключить необходимые подразделения к проектным задачам.
Решение:
Внедрение и настройка модуля «Задачи и проекты» для фиксации истории перемещения задач, а также реализация бизнес-процесса согласования договоров.
Выгода:
Ускорение работы над проектами, улучшение коммуникации между подразделениями и получение полного контроля над стадией любого проекта.
1. Ситуация и вызовы бизнеса: Юридический отдел как "бутылочное горлышко". Замедление проектов
Потеря контроля над документооборотом и проектными задачами
Компания, являясь крупным дистрибьютором, вела оптовую поставку медицинской техники через обширную сеть дилеров и сервисных центров. Руководство нуждалось в единой системе для управления задачами, поскольку команда регулярно забывала подключить взаимодействующие подразделения к проектам. Критической проблемой было длительное и неавтоматизированное согласование договоров, что увеличивало общее время работы над проектом.
Отсутствие прозрачности в ключевых процессах
Медленное согласование договоров
Процесс согласования договоров занимал слишком много времени, что прямо влияло на сроки реализации проектов и, соответственно, на прибыль.
Проблема забытых подразделений
Возникали случаи, когда к задаче не подключались необходимые подразделения, что приводило к задержкам или необходимости возвращаться на предыдущие этапы работы.
Сложность отслеживания хода проекта
Было невозможно оперативно посмотреть, на какой стадии находится проект и сколько времени та или иная задача провела в работе.
Цель клиента:
Создать систему, которая гарантирует выполнение задач и ускоряет документооборот.
2. Путь к порядку: "История" задач и Железный регламент согласования договоров
Вопросы, которые необходимо было взять под контроль
- Как гарантировать, что все нужные отделы подключены к проекту?
- Как отслеживать время прохождения задачи по стадиям?
- Как упростить передачу заявок в юридический отдел?
Решение: Настройка контроля задач и автоматизация документооборота
Настройка CRM включала детальную проработку модуля «Задачи и проекты». Были внедрены бизнес-процессы, которые автоматически передают заявки на ответственных сотрудников, и реализован функционал для отслеживания полной истории перемещения задач.
Фиксация истории перемещения задач
Был настроен механизм фиксации истории перемещения задач по стадиям. Это позволило в любой момент увидеть, на каком этапе находится проект, сколько времени он там пробыл, и когда именно была смена стадии.
Автоматизация согласования договоров
Был разработан и внедрен бизнес-процесс, который автоматизировал передачу заявок и договоров в юридический отдел и обратно. Это устранило необходимость в ручной пересылке документов и долгих ожиданиях.
Автоматическое подключение подразделений
В рамках проектного управления настроено автоматическое подключение взаимодействующих подразделений в качестве соисполнителей и наблюдателей к задачам. Это исключило возможность забыть о том, что нужно передать информацию по проекту.
Результат: Скорость и четкость. Все вопросы по проекту решаются на месте
Проблема ДО (Рутина)
Процесс согласования договоров занимал слишком много времени.
Команда забывала подключить взаимодействующие подразделения к задачам.
Невозможность быстро отследить стадию проекта и время работы на каждом этапе.
Решение ПОСЛЕ
Автоматизированный бизнес-процесс согласования через Юридический отдел.
Автоматическое назначение соисполнителей и наблюдателей.
Настройка фиксации истории перемещения задач по стадиям.
Выгода для бизнеса
Ускорение работы над проектами и сокращение времени на документооборот.
Улучшение коммуникации между подразделениями, устранение забытых обязательств.
Четкий контроль и возможность отслеживания стадии любого проекта.
Финальный итог:
После внедрения и обучения персонала улучшилась коммуникация между подразделениями. Проекты стало проще контролировать, работа над ними ускорилась, а все возникающие вопросы теперь решаются непосредственно в системе.
Ваш бизнес замедляется бюрократией или ускоряется автоматизацией?
Проектные продажи и дистрибьюция с большой сетью требуют идеальной внутренней координации. Если ваши договоры «зависают» между отделами, это прямые финансовые потери. Мы готовы настроить вашу CRM так, чтобы юридические и проектные задачи выполнялись быстро и под полным контролем.