Роботизация обработки заявок: Сокращение участия человека до 10 минут в день
Автоматизация рутинных процессов на 99% для компании-Дистрибьютора ПО, что полностью высвободило сотрудника от монотонной работы и исключило ошибки.
Проблема:
Компания-Дистрибьютор, работающая с программным обеспечением, ежедневно обрабатывала заявки клиентов на получение лицензий. Этот процесс включал рутинную переписку, уточнение данных, создание документов, оформление ордеров Вендору и фиксацию сделок в системе учета. Сотрудник тратил на эти задачи несколько часов в день и целый рабочий день раз в неделю. Монотонная, однообразная работа приводила к утомляемости, увеличению ошибок и высоким временным затратам.
Решение:
Была реализована роботизация всего процесса обработки заявок, получения и выдачи лицензий. Решение включило: разработку автоматического процесса в Битрикс24, который самостоятельно собирает и форматирует данные из CRM-форм, генерирует документы, формирует ордера Вендору и обрабатывает ответные письма. Участие человека в процессе сокращено до минимального уровня — для финальной проверки.
Выгода:
Участие человека в процессе сокращено до менее 10 минут в день, что полностью высвободило сотрудника от монотонной работы и позволило направить его ресурсы на более важные задачи. 99% рутинной работы выполняется автоматически, что позволило увеличить скорость обработки заявок, снизить вероятность ошибок и систематизировать учет данных о выданных лицензиях.
1. Ситуация и вызовы бизнеса: Цена рутины — ошибки и потерянное время
Проблема: Несколько часов ручного труда в день
Компания-Дистрибьютор выступает посредником между клиентами и Вендором (поставщиком ПО), обрабатывая заявки на лицензии. Весь процесс, от получения запроса до выдачи лицензии, был построен на ручных операциях: переписке с клиентом, уточнении данных, генерации документов и формировании ордеров.
Крайне высокий уровень рутинных и однообразных процессов, требующих ежедневного участия человека
Высокие временные затраты сотрудника
На переписку, уточнение и обработку данных, а также создание документов в рамках данной бизнес-задачи сотрудник тратил несколько часов в день и целый рабочий день раз в неделю.
Риск ошибок и утомляемость
Монотонность и однообразие процессов, которые необходимо было выполнять вручную, неизбежно приводили к утомляемости сотрудника и повышали риск возникновения ошибок в данных при оформлении лицензий.
Отсутствие систематизации и контроля
Фиксация сделок и отслеживание истечения сроков договоров и документов осуществлялись вручную. Это усложняло систематизацию данных о клиентах и выданных лицензиях, а также контроль над своевременным продлением.
Цель клиента:
Автоматизировать и роботизировать процесс обработки заявок на получение лицензий на 99%. Главная цель — полностью высвободить сотрудника от рутинной работы, увеличить скорость обработки заявок и систематизировать учет данных.
2. Путь к порядку
Вопросы, которые необходимо было взять под контроль
Как автоматически собирать и форматировать данные, исключив ручной ввод?
Как роботизировать генерацию документов и ордеров Вендору?
Как обеспечить своевременную и правильную отправку ордеров по расписанию?
Как сократить участие человека до минимальной проверки корректности данных?
Решение: Роботизация всего процесса с минимальным участием человека
Весь процесс обработки заявок был разбит на четыре этапа и роботизирован. Робот, работая в связке с Битрикс24, запускается по расписанию и самостоятельно выполняет большую часть действий, включая сбор данных, генерацию документов и работу с почтой. Участие человека требуется только для подтверждения корректности данных.
Автоматический сбор и форматирование данных
Робот запускает процесс создания Сделки, отправляет клиенту письмо с предложением заполнить CRM-форму и генерирует саму форму. После получения данных робот разбирает письмо, извлекает и сохраняет сущности, форматирует данные, исключая необходимость ручной переписки.
Генерация и подготовка ордера Вендору
Робот генерирует и сохраняет необходимый документ, загружает его в сделку, а затем создает таблицу для хранения данных о студентах. Накопив данные за неделю, робот запускает процедуру формирования и подготовки черновика ордера Вендору.
Минимальное участие человека для проверки
Человек привлекается только на критически важных этапах для финальной проверки и подтверждения. Это занимает не более 10 минут в день. После подтверждения человеком робот продолжает процесс: отправляет ордер Вендору, обрабатывает ответное письмо и автоматически выдает лицензии клиенту.
Результат: Роботизация на 99%
Достигнута роботизация процесса обработки заявок на 99%. Участие сотрудника сокращено с нескольких часов до менее чем 10 минут в день, при этом многократно снижена вероятность ошибок и увеличена скорость обработки заявок.
Проблема ДО
Высокие временные затраты: Несколько часов в день и целый день в неделю ручной работы.
Утомляемость и ошибки: Риск из-за монотонной, однообразной работы.
Ручной учет: Ручная фиксация сделок и сроков договоров.
Решение ПОСЛЕ
Роботизация 99% рутинных операций.
Участие человека < 10 минут в день (только для проверки).
Систематизация: Автоматический учет данных о клиентах и выданных лицензиях.
Выгода для бизнеса
Высвобождение сотрудника для более важных задач.
Снижение вероятности ошибок и увеличение скорости обработки.
Контроль: Учет данных для отслеживания истечения сроков и продления договоров.
Финальный итог:
Роботизация процесса обработки лицензий стала примером того, как цифровые инструменты могут практически полностью исключить человека из рутинной и утомительной работы. Процесс, который ранее требовал нескольких часов концентрации в день, теперь выполняется автоматически, что увеличило скорость работы компании и позволило сотруднику направить свои ресурсы на развитие бизнеса, а не на техническую обработку данных.
Ваши сотрудники тратят ценное время на монотонные, рутинные операции, которые можно полностью автоматизировать?
Исключите человеческий фактор и ошибки, роботизируйте процессы на 99%. Мы покажем, как высвободить ресурсы ваших специалистов и направить их на развитие.