Регламентированный процесс встреч в логистической компании NAWINIA
Автоматизация и регламентация всех этапов деловых встреч на BPM-платформе, что позволило сократить временные затраты сотрудников на 25% и обеспечить 100% результативность.
Проблема:
Международная логистическая компания NAWINIA с 250 сотрудниками и офисами в нескольких странах столкнулась с проблемой неэффективных внутренних встреч. Основная ключевая проблема заключалась в том, что проведенные совещания часто не имели зафиксированных результатов, принятых решений и назначенных задач с точками контроля. Время, затраченное сотрудниками на встречи, расходовалось неэффективно, что создавало нагрузку на ценные ресурсы компании.
Решение:
Была реализована автоматизация и регламентация процесса встреч на базе BPM-платформы. Решение включило: создание механизма обязательного заполнения повестки, целей и отчета; автоматическое распределение задач и ответственных по итогам встречи; а также настройку системы отчетности для контроля временных затрат и экономической эффективности совещаний.
Выгода:
Затраты времени сотрудников на процесс встреч сокращены на 25%. Компания получила стандартизированный и управляемый процесс, где каждая встреча завершается конкретными задачами, ответственными и результатами. BPM-платформа теперь сама ведет сотрудника по процессу, исключая необходимость в дополнительном обучении.
1. Ситуация и вызовы бизнеса: Когда совещания тратят, а не создают время
Проблема: Потеря результатов и отсутствие контроля над временем
NAWINIA – крупная международная логистическая компания, успешно управляющая оборотом более миллиона заказов в год. Компания имеет 250 сотрудников, разветвленную сеть офисов и складов по всему миру. При таком масштабе бизнеса любые неэффективные внутренние процессы умножаются, и ключевым вызовом стало огромное количество времени, которое сотрудники тратили на нерезультативные встречи.
Отсутствие стандартизации и обязательных этапов в процессе встреч, что приводило к потере принятых решений, неназначению ответственных и, как следствие, неэффективному расходованию ценных временных ресурсов
Нерезультативность встреч
Большинство проведенных встреч не имело четких зафиксированных решений и результатов. Это означало, что ценное время сотрудников, задействованных в совещаниях, тратилось впустую.
Отсутствие контроля над задачами по итогам встреч
Не было регламента по обязательному назначению задач, ответственных и точек контроля по итогам совещаний, что приводило к «зависанию» решений и отсутствию прозрачности для руководства.
Необходимость обучения и рутинная организация
Сотрудники тратили время на организацию, согласование и распределение задач после каждой встречи. Отсутствие автоматизированного механизма требовало постоянного контроля со стороны руководства.
Цель клиента:
Оптимизировать и стандартизировать процесс встреч, включив в него обязательные стадии (повестка, итоги, отчетность). Главная цель — сократить время на организацию и повысить результативность каждой встречи, сделав процесс управляемым и прозрачным для руководства.
2. Путь к порядку
Вопросы, которые необходимо было взять под контроль
Как гарантировать, что каждая встреча имеет четкую повестку и цели?
Как обеспечить автоматическое распределение задач и ответственных по итогам встречи?
Как сделать процесс встреч управляемым и прозрачным для руководства?
Как посчитать экономическую эффективность каждой встречи и наметить цели по улучшению?
Решение: Регламентация процесса встреч на BPM-платформе
Был разработан и быстро реализован стандартизированный процесс встреч на BPM-платформе. Механизм ведения сотрудников по процессу был настроен таким образом, что полностью исключает проведение встреч без повестки, целей и последующего отчета с назначенными задачами и ответственными. Платформа взяла на себя всю рутину по информированию и уведомлению участников.
Принудительная регламентация процесса
Настроен механизм, который не позволяет проводить совещания вне регламента. Процесс обязывает инициатора встречи заполнить повестку, цели, а по завершении — оформить отчёт с назначенными задачами и ответственными. Это гарантировало, что все встречи стали проводиться с конкретным результатом.
Автоматизация рутинных задач и информирование
BPM-платформа взяла на себя рутинные задачи по управлению процессом: автоматическая отправка информирования и уведомлений всем участникам встречи. Система сама ведет сотрудника по процессу и инструктирует его, исключая затраты времени на обучение персонала.
Отчетность и анализ экономической эффективности
Была реализована возможность формирования отчета с учетом временных затрат всех сотрудников, участвовавших во встрече. Это позволило посчитать экономику совещаний, обеспечить прозрачность для руководства и наметить цели по дальнейшему улучшению эффективности.
Результат: Сокращение временных затрат на 25%
Автоматизированы все рутинные задачи, освободив ценное время сотрудников для более важных задач. В результате затраты времени персонала на процесс встреч сокращены на 25%, а результативность совещаний стала управляемой и прозрачной.
Проблема ДО
Потерянный результат: Встречи без зафиксированных решений.
Высокие затраты времени: Ручная организация и нерезультативные совещания.
Отсутствие контроля: Невозможность посчитать, сколько стоит одна встреча.
Решение ПОСЛЕ
Стандартизация процесса: Каждая встреча с повесткой, целями и отчётом.
Автоматизация рутины: BPM-платформа ведет сотрудника по процессу.
Прозрачность: Возможность сформировать отчет с учетом временных затрат.
Выгода для бизнеса
Все встречи проводятся с результатом.
Сокращение временных затрат сотрудников на 25%.
Управляемость: Возможность посчитать экономику встреч и наметить цели по улучшению.
Финальный итог:
Благодаря внедрению регламентированного процесса, компания NAWINIA получила мощный инструмент для лучшего управления временными ресурсами сотрудников. Механизм ведения сотрудников по процессу не позволяет проводить встречи нерезультативно, что гарантирует высокую эффективность и ценность каждого потраченного ресурса.
Ваши совещания часто заканчиваются без четких задач и ответственных?
Вы теряете не просто время, а ценные ресурсы компании. Мы знаем, как регламентировать и автоматизировать внутренние процессы, чтобы каждая встреча приносила измеримый результат.