Масштабная цифровизация производственной компании «Магикрот» на Битрикс24
Создание единой цифровой экосистемы для автоматизации всех критических процессов: от продаж и управления оборудованием до охраны труда и HR.
Проблема:
«Магикрот» — крупная промышленная компания, процессы которой были разобщены: информация о сотрудниках (допуски, медосмотры, спецодежда) хранилась в разных местах и отслеживалась вручную, что создавало риски пропуска важных сроков. Продажи, закупки и юридический документооборот велись через почту, что тормозило работу и не обеспечивало системности и безопасности. Компании требовалась единая бесшовная IT-среда для полного контроля над операционной деятельностью.
Решение:
Была создана единая информационная среда на базе Битрикс24, которая стала оперативным контуром для всех ключевых бизнес-процессов. Решение включало: сквозную CRM с отдельными воронками продаж и тендеров; разработку множества Смарт-процессов для автоматизации HR, охраны труда (допуски, аттестации), управления оборудованием, закупок и согласования договоров; а также интеграцию с существующими учетными контурами 1С.
Выгода:
Компания получила бесшовное IT-пространство, где все процессы — от заявки на закупку до контроля медосмотра сотрудника — стали прозрачными и управляемыми. Были исключены риски пропуска важных сроков, автоматизирована рутина, обеспечена безопасность коммерческой информации и создан единый дашборд для принятия стратегических решений руководством.
1. Ситуация и вызовы бизнеса: От разрозненности к единому контуру
Проблема: Ручное управление критическими процессами и риск потери контроля
Крупная промышленная компания, активно ведущая продажи услуг, управляющая большим парком оборудования и обширным штатом сотрудников. Бизнес-процессы были разрознены: данные по сотрудникам, договоры, закупки и финансы обрабатывались в разных системах или, что хуже, вручную через почту. Это не позволяло руководству видеть полную картину и создавало операционные ограничения.
Отсутствие единой информационной системы, связывающей Производственный отдел, HR, Продажи и Финансы, препятствовало сквозной автоматизации и создавало риск пропуска важных сроков и потери данных.
Отсутствие контроля в области охраны труда и управления персоналом
Сроки действия удостоверений об обучении, периодических медосмотров и износа спецодежды отслеживались вручную. Не было единого «личного дела» сотрудника, а информация была разбросана по разным отделам, создавая логистические трудности и риск для безопасности.
Неуправляемый документооборот и отсутствие безопасности коммерческих данных
Процессы согласования договоров (внутренних и по тендерам) велись через электронную почту, что не обеспечивало системности и централизованного архива. Кроме того, чувствительная коммерческая информация в отделе продаж хранилась ненадлежащим образом, требуя ограничения доступа.
Отсутствие сквозного планирования и управленческого контроля
Разрозненность систем не позволяла эффективно осуществлять операционное планирование и распределение ресурсов (персонал и оборудование). Руководство не имело единой управленческой отчетности и сводного дашборда для стратегического контроля.
Цель клиента:
Создать единую, бесшовную IT-инфраструктуру на базе Битрикс24, интегрированную с 1С, чтобы автоматизировать все ключевые бизнес-процессы компании — от CRM и HR до контроля парка оборудования и финансового документооборота — для достижения полной прозрачности и управляемости..
2. Путь к порядку
Вопросы, которые необходимо было взять под контроль
Как создать единую среду для ведения сделок и проектов?
Как автоматизировать контроль жизненного цикла сотрудника (медосмотры, допуски, спецодежда)?
Как обеспечить сквозной процесс «Сделка → Договор → Оплата»?
Как перевести согласование заявок на оплату, авансовых отчетов и закупок в цифровой формат?
Как создать единый дашборд для управленческой отчетности?
Решение: Единая информационная среда на Битрикс24, интегрированная с 1С
Целевое решение было реализовано как единая информационная среда на базе Битрикс24, выполняющая роль оперативного контура. Проект включал масштабное проектирование и автоматизацию процессов с использованием Смарт-процессов. Была настроена интеграция с учетными системами 1С, чтобы создать единое, бесшовное IT-пространство.
Смарт-процессы для HR и охраны труда
Созданы специализированные Смарт-процессы, такие как «Личное дело сотрудника» и «Допуски и Аттестации». Это позволило централизовать всю информацию по персоналу, автоматизировать выдачу спецодежды и проактивно отслеживать сроки переаттестации и медосмотров, полностью исключив ручной контроль и риски.
Комплексная автоматизация документооборота
Внедрены сквозные Смарт-процессы для управления финансовыми и юридическими документами: «Заявка на оплату», «Авансовый отчет» и «Согласование договоров». Это обеспечило системность, создало цифровой архив документов и позволило руководству контролировать движение средств и юридические риски.
Прозрачный контур продаж и управленческого контроля
Разработаны две отдельные воронки CRM для «Продаж» и «Тендеров». Настроена система прав доступа, ограничивающая видимость чувствительных коммерческих данных. Для руководства создан «Единый дашборд» и сводные отчеты, обеспечивающие стратегический контроль и управленческую отчетность.
Результат: Управляемость всех контуров бизнеса
Благодаря внедрению и интеграции Битрикс24 была достигнута полная автоматизация производственных, коммерческих и поддерживающих процессов. Риски, связанные с ручным контролем и разрозненностью данных, были устранены.
Проблема ДО
Риск нарушений: Ручной контроль сроков медосмотров/допусков.
Хаос в документах: Согласование договоров и оплат в почте.
Слепая зона: Отсутствие единой управленческой отчетности.
Решение ПОСЛЕ
Автоматизация охраны труда: Смарт-процесс «Допуски и Аттестации».
Цифровой документооборот: Сквозные Смарт-процессы согласования.
Панель руководителя: Создание «Единой панели управления» (Дашборд).
Выгода для бизнеса
Снижение юридических рисков и штрафов.
Сокращение времени на согласование и централизованный архив.
Стратегический контроль и быстрое принятие решений.
Финальный итог:
Проект создал бесшовное IT-пространство, интегрировавшее операционный контур на Битрикс24 с учетными системами 1С. «Магикрот» получил систему, которая обеспечивает прозрачность сделок и тендеров, гарантирует соблюдение требований охраны труда и HR, а также позволяет руководству оперативно контролировать все финансовые и юридические процессы.
Сложно справляться с производственными процессами?
Ваш бизнес управляет сложными производственными процессами, большим парком оборудования и штатом сотрудников? Не позволяйте ручному контролю создавать риски! Мы знаем, как объединить продажи, HR, производство и финансы в единую, управляемую цифровую экосистему.