Автоматизация тендера и выбора экспедиторов в логистической компании
Проблема:
Ручной сбор ставок от транспортных компаний (ТК), непрозрачность тендера, пропуск сроков и отсутствие единой системы для сравнения предложений.
Решение:
Создание автоматизированного инструмента для проведения тендеров по доставке грузов на базе смарт-процессов в рамках интеграции Битрикс24.
1. Ситуация и вызовы бизнеса: Доставка есть, а порядка в тендерах — нет
Проблема: Дорогая и долгая логистика
Для логистической компании, регулярная потребность в услугах экспедиторов является ключевым элементом бизнеса. Однако сбор ставок и выбор исполнителей был сложным и затратным процессом:
- Ручной тендер: Менеджеры тратили часы на рассылку запросов, телефонные переговоры и сбор ответов от множества транспортных компаний.
- Слепое сравнение: Предложения экспедиторов приходили в разных форматах (почта, мессенджеры), что делало сравнение итоговых ставок сложным и неэффективным.
- Отсутствие контроля: Критически важные сроки подачи предложений постоянно нарушались, а менеджеру приходилось вручную следить за дедлайнами и рассылать напоминания.
Запрос клиента: Прозрачность и скорость
Клиент нуждался в едином инструменте, который бы:
Позволял менеджеру быстро запускать тендер для выбранного списка экспедиторов.
Обеспечивал автоматический сбор ставок в унифицированном формате.
Гарантировал соблюдение сроков подачи предложений.
Давал возможность сравнить предложения и выбрать оптимального исполнителя в одном окне.
2. Путь к порядку: Автоматизация логистических бизнес-процессов Битрикс24
Решение: Сквозная система тендеров на смарт-процессах
В рамках глубокой интеграции Битрикс24 мы создали сквозной процесс, который превратил сложную логистическую процедуру в управляемый и измеримый Битрикс24 бизнес-процесс с помощью трёх связанных элементов:
- Основная воронка «Внешняя логистика» (Сделка/Направление).
- Смарт-процесс «ТК внешней логистики» (Справочник активных контрагентов).
- Смарт-процесс «Экспедиторы» (Карточка со ставкой).
Как работает автоматизация:
- Запуск тендера в 1 клик: Менеджер создает заявку, заполняя все необходимые поля (пункты отправления/назначения, ДШВ, вес). Нажатие кнопки «Организовать тендер» запускает процесс.
- Умные проверки и сроки: Система автоматически проверяет заполнение всех обязательных полей (вес, габариты) и назначает крайний срок сбора ставок (+1 рабочий день).
- Автоматические уведомления ТК: Для каждого выбранного экспедитора автоматически создается карточка в СП «Экспедиторы». Экспедитор мгновенно получает уведомление (в Битрикс24 и на email) с данными для расчета и крайним сроком.
- Единый формат ставок: Экспедитор вносит свои данные (Стоимость, Количество дней доставки, Дата подачи авто) прямо в карточку СП.
- Контроль и выбор: После наступления дедлайна карточка автоматически переходит на стадию «Выбор экспедитора», а менеджер получает уведомление. Выбор происходит прямо в табе «Экспедиторы» нажатием кнопки «Выбрать ТК».
- Закрытие процесса: Все невыбранные/просроченные ставки автоматически получают статус «Отказ».
3. Результат: Прозрачность, экономия и конкуренция
Благодаря интеграции Битрикс24, логистическая компания перевела сложный тендерный процесс в цифровую, прозрачную и полностью автоматизированную систему.
Проблема ДО
Необходимость ручного сбора ставок и сравнения предложений.
Нарушение сроков подачи заявок.
Непрозрачность выбора ТК и отсутствие данных.
Решение ПОСЛЕ
Автоматический запуск тендера и сбор данных в едином формате (СП «Экспедиторы»).
Автоматическое назначение и контроль дедлайнов.
Выбор экспедитора на основе предоставленных ставок в одном окне.
Выгода для бизнеса
Существенная экономия времени менеджеров на рутинных операциях.
Гарантированное соблюдение сроков и повышение эффективности процесса.
Объективность, прозрачность и возможность сбора аналитики по ставкам.
Финальный итог:
Руководители компании получили удобные инструменты аналитики, позволяющие постоянно оценивать эффективность процессов и сотрудников, своевременно предпринимая решения для повышения своей прибыли.
Ваш логистический процесс тормозит бизнес из-за ручного сбора данных и сложного выбора контрагентов?
Мы специализируемся на разработке комплексных бизнес-процессов Битрикс24 для логистики, которые превратят тендеры из «головной боли» в конкурентное преимущество.
Закажите бесплатную консультацию и узнайте, как быстро навести порядок в логистическом аутсорсинге!