Оцифровка B2B-продаж: Как Битрикс24 перевел производителя шоколадных конфет "Origami" от Excel к сквозной аналитике

Для производителя шоколадных конфет "Origami" было реализовано комплексное внедрение CRM-системы Битрикс24 с автоматизацией отдела продаж, что позволило отказаться от ручного учета, централизовать данные и получить сквозную аналитику.

Проблема:

Отсутствие единой системы учета клиентов и сделок, ведение всей информации в разрозненных Excel-таблицах и блокнотах.

Решение:

Комплексное внедрение CRM-системы Битрикс24 с автоматизацией воронок продаж и подключением всех каналов коммуникации.

Выгода:

Централизация информации, автоматическая постановка задач и возможность анализа окупаемости рекламных кампаний через сквозную аналитику.

1. Ситуация и вызовы бизнеса: Неуправляемость продаж при учете в блокнотах и Excel

Проблема: Отсутствие цифровой среды для работы с клиентами

Основной сложностью в работе отдела продаж компании «Origami» был способ ведения учета. Заявки, полученные с выставок, или контакты, добытые в результате холодных звонков, фиксировались в физических блокнотах и переносились в разрозненные Excel-таблицы. Это создавало огромный риск потери важной информации, делало невозможным быстрый поиск данных о предыдущих заказах клиента и, что критично, исключало любой централизованный контроль со стороны руководства. Менеджеры работали по индивидуальным, нерегламентированным схемам. Переход к использованию современной CRM-системы с автоматизацией был необходимостью для дальнейшего масштабирования бизнеса.

Ключевые препятствия для роста и управляемости

Невозможность контроля и автоматического перераспределения обязанностей

Руководство не имело возможности в режиме реального времени отслеживать, на какой стадии находится работа с каждым клиентом, какие задачи поставлены и выполнены. Отсутствие автоматической постановки задач означало, что менеджеры самостоятельно определяли, когда и что делать, что приводило к просрочкам и низкой эффективности. Требовалось внедрить систему, которая бы автоматически ставила задачи в зависимости от типа клиента и этапа сделки.

Проблемы с аналитикой и оценкой эффективности

При ручном учете было практически невозможно получить достоверные данные для анализа продаж, конверсии на разных этапах, а главное — оценить окупаемость (ROI) рекламных кампаний и выставок. Все отчеты требовали ручного сбора и обработки, что делало их неактуальными и неточными. Заказчика интересовала возможность использования сквозной аналитики для принятия управленческих решений.

Создание централизованной, контролируемой и автоматизированной системы продаж

Основной целью являлось внедрение и настройка Битрикс24 как единой точки входа для всех клиентов и заказов. Внедрение должно было включать полный аудит существующих бизнес-процессов, перенос структуры в CRM, автоматизацию постановки задач с помощью роботов и подготовку системы к возможной дальнейшей интеграции с 1С.

Цель клиента:

Создание централизованной, контролируемой и автоматизированной системы продаж.

2. Путь к порядку: CRM как единый центр. Структурирование продаж и роботизация рутины

Вопросы, которые необходимо было взять под контроль

Как обеспечить гладкий переход от блокнотов к цифровой системе?
Как автоматизировать постановку задач для разных типов клиентов?
Как получить реальную картину эффективности рекламных каналов?
Как подготовить систему к будущей интеграции с 1С?

Решение: Настройка CRM и автоматизация работы менеджеров

В качестве первого и основного этапа был проведен детальный аудит бизнес-процессов компании и регламента работы с клиентами. На основании полученных данных было разработано техническое задание и ментальная карта для настройки CRM-системы. Реализация включала настройку облачного портала Битрикс24, создание воронок «Лиды» и «Сделки» с четкими стадиями и обязательными для заполнения полями, а также подключение и настройку IP-телефонии с логикой распределения звонков.

Роботизированная постановка задач и контроль

Для обеспечения контроля и автоматического перераспределения обязанностей были настроены роботизированные задачи. Теперь тема, описание и ответственное лицо для задачи зависят от типа клиента и текущей стадии сделки. Например, при переходе сделки на стадию «Первый контакт», менеджеру автоматически ставится задача «Сделать звонок и квалифицировать клиента». Это позволило руководству четко видеть активность менеджеров, а сотрудникам — понять, что именно и когда им нужно сделать.

Централизация данных и сквозная аналитика

Вся история взаимодействия с каждым клиентом, включая звонки, сообщения и выполненные заказы, теперь автоматически фиксируется и хранится в карточке клиента в едином месте. Загрузка существующей базы клиентов из Excel обеспечила быстрый старт работы. Благодаря централизации данных и настроенным отчетам, компания получила возможность анализа окупаемости рекламных кампаний (выставок, холодных звонков) с помощью сквозной аналитики, что стало критически важным для принятия решений по бюджету.

Обучение и поддержка для плавного перехода

Учитывая, что сотрудники переходили от блокнотов и Excel к новой системе, был проведен комплексный курс обучения. В ходе него были продемонстрированы наиболее частые сценарии работы. После завершения внедрения в течение месяца оказывалась техническая поддержка, что позволило оперативно снять все возникающие вопросы и обеспечить гладкий переход к работе в едином цифровом пространстве.

Результат: Полная прозрачность продаж и обоснованные решения на основе данных

Проблема ДО (Рутина)

Учет клиентов в блокнотах и Excel, риск потери данных.

Ручной контроль менеджеров, отсутствие четких задач и регламента.

Невозможность проанализировать эффективность рекламных каналов.

Решение ПОСЛЕ

Централизованное хранение всех данных в карточке клиента в Битрикс24.

Автоматическая постановка роботизированных задач, зависящих от стадии сделки.

Настройка сквозной аналитики и отчетов.

Выгода для бизнеса

Централизация 100% данных о клиентах и заказах.

Сокращение времени работы с клиентом (за счет регламента) и повышение контроля.

Анализ окупаемости рекламных кампаний для принятия стратегических решений.

Финальный итог:

Внедрение Битрикс24 позволило компании «Origami» заменить ручной учет централизованной, автоматизированной системой. Это обеспечило мгновенное реагирование на запросы, полную прозрачность работы менеджеров и возможность принимать управленческие решения, опираясь на достоверную аналитику.

Ваш отдел продаж до сих пор работает в блокнотах и Excel?

В современном B2B-сегменте ручной учет — это не просто неудобство, это прямая потеря прибыли и отсутствие возможности для масштабирования. Переход на CRM-систему, такую как Битрикс24, позволяет вам не только навести порядок, но и получить инструмент для роста. Мы поможем вам не просто внедрить CRM, но и гладко перевести сотрудников с блокнотов на цифровую платформу.